Управление культуры,
архивов и документации
Информация
Выполнение плана по основным показателям
КГУ«Государственный архив Коргалжынского района»
за 2019 год
В соответствии с требованиями Закона РК «О национальном архивном фонде и архивах» и плана мероприятий за 12 месяцев 2018 года работа архива была направлена на выполнение плана , комплектование госархива документами постоянного хранения, внедрение в практику организаций и учреждений новых «Типовых правил документирования» , перечня типовых документов утвержденного Министром культуры и спорта РК от 29 сентября 2017 года № 263, своевременное исполнение запросов социально-правового характера, приказ № 109 от 16 ноября 2011 «Об утверждении Правил учета обращений физических и юридических лиц», в течение года проводилась работа по улучшению физического состояния и обработки документов.
Учет документов в архиве организации является одним из средств обеспечения их сохранности и контроля за их наличием.
Учет документов в архиве организации строится на основе соблюдения принципов:
1.Централизация, выраженной в примении единых единиц учета .
2.Учетные документы, кроме описей дел, документов, предназначены для служебного пользования.
3.Все учетные документы хранятся в архивохранилище в количестве 26031
(двадцать пять тысяча девяносто четыре) ед.хранения, из них управленческая документация постоянного хранения 16745 (шестнадцать тысяча семьсот сорок пять) ед.хр, документы по основной деятельности поступающие с вышестоящих организаций, распорядительная деятельность, приказы по основной деятельности. По личному составу 9145 (девять тысяча сто сорок пять) ед.хр приказы по личному составу прием, увольнение, отпускные, перемещения, ведомости начисления заработной платы, документы на перечисление обязательных пенсионных и социальных отчислений срок хранения 75 лет. Документы личного происхождения 77 (семьдесят семь) ед.хр,к коллекция фотодокументов отражающие историю района 64 (шестьдесят четыре) ед.хранения.
Ведется книга учета поступления и выбытия документов по форме, предназначенная для учета количества и состава документов, поступающих на хранение.
На каждый фонд находящийся в государстенном архиве района имеются архивные описи на управленческую документацию , на документы по личному составу. Количество фондов на первое января 2020 года составляет 160.
На фонды находящиеся на госхранении заведены дела фондов которые формируются необходимыми документами с составлением внутренней описи.
В программу «Архивный фонд» внесены фонды с № 154 по № 160 семь фондов.
По плану проведение паспортизации источников комплектования были отправлены письма руководителям организации, предприятий для уточнения данных по составлению сводного паспорта архивов учреждений, организаций, предприятий источников комплектования.
По сводному паспорту на 01 января 2020 года общее количество организации, предприятий, учреждений по Коргалжынскому району передающих в государственный архив управленческую документацию составляет в количестве 42, документов постоянного хранения составляет 3596 ед.хр, по личному составу 934 ед.хр.
Улучшено состояние документов на бумажной основе 295 ед. хр 315 листов и проведена реставрация затухающих листов по 8-ми фондам 10 листов фонд № 6 Кызылсайский сельский Совет народных депутатов, фонд № 31 Карашалгинский сельский Совет народных депутатов, фонд № 32 Амангельдинский сельский Совет народных депутатов, фонд № 8 Коргалжынский районный отдел образования, фонд №13 Коргалжынская районная центральная больница, фонд № 7 Совхоз Кургальджинский, фонд № 39 Совхозрабкооп Путь Ленина, фонд № 48 Сабындинский сельский Совет народных депутатов.
С начала года закартонировали 2150 ед.хранения, всех вновь принятых фондов №№ 154,155,156,157,158,159,160, так же перекартонировали старых фондов №№ 34,37,38,39,40,17,55 (пришедщих коробок в негодность).
Проверено наличие и состояние документов фондов фондам № 7 Совхоз Кургальджинский, № 9 Кургальджинский маслозавод, № 37 Совхозрабкооп Арыктинский, № 38 Совхозрабкооп Карашалгинский, № 39 Совхозрабкооп Путь Ленина, № 44 ПКС «Кенбидаик» «КТ Танкенов и К», № 47 ПК «Майшукур» «КТ Мукушев и К», № 48 Сабындинский сельский Совет народных депутатов, №15 Кургальджинское автотранспортное предприятие, № 23 Кургальджинский ПМК-29, всего 2320 ед.хранения.
В целях установления фактического наличия находящихся на хранении дел и выявления отсутствующих архивных документов, выявления и устранения недостатков в учете архивных документов была проведена выверка комплекта учетных документов в 5-ти архивных фондах № 27 Кургальджинский райпотребсоюз, № 28 Совхозрабкооп Дружба, № 29 Кургальджинское райспецхозобьединения, № 30 Совхоз Дружба районного агропромышленного обьединения, № 31 Карашалгинский сельский Совет народных депутатов, были проверены порядок нумерации единиц хранения по описи дел, проверка правильности составления итоговых записей.
Была проведена каталогизация документов по 7-ми управленческим документам по фонду № 140 «Кургальджинская районная администрация» и ГУ «Аппарат акима Коргалжынского района», влито тематических карточек в каталог 7 штук.
2. Формирование НАФ РК. Организационно-методическое руководство ведомственными архивами и организацией документов в делопроизводстве учреждений, организаций и предприятий.
С начало 2019 года проведена научно-техническая обработка документов ГУ «Отдела культуры и развития языков Коргалжынского района» за 1977-2014 годы в количестве 74 ед.хр по личному составу и 61 ед.хр управленческой документаций, ГУ «Аппарата акима Коргалжынского района» в количестве 115 ед.хр по личному составу 76 ед.хр, управленческой документации 39 ед.хр, ГУ «Отдел физической культуры и спорта» в количестве 40 ед.хр по личному составу 15 ед.хр, управленческой документации 25 ед.хр, Общественного обьединение «Партия «Нұр Отан» за 2012-2015 годы в количестве 25 ед.хр управленской документаций, ГУ «Отдел предпринимательства, промышленности и туризма Коргалжынского района» за 2013-2017 годы в количестве 27 ед.хр по личному составу и 27 ед.хр управленческой документаций.
Так же по утвержденному графику акимом района на 2019 год была проведена научно-техническая обработка документов ГУ «Аппарата акима Амангельдинского сельского округа» за 1993-2015 годы в количестве 29 ед.хр по личному составу, 67 ед.хр управленческой документаций. ГУ «Отдел земельных отношении» по личному составу 47 ед.хр, управленческой документации 18 ед.хр, ГУ «Аппарат акима Кызылсайского сельского округа» за 2005-2017 годы в количестве 57 ед.хр по личному составу, 77 ед.хр управленческой документации, ГУ «Аппарат акима Коммунарского сельского округа» за 2000, 2005-2015 годы в количестве 41 ед.хр по личному составу, 41 ед.хр управленческой документации.
Итого с начало года была проведена научно-техническая обработка документов, которые прошли через ЭПМК Управления культуры, архивов и документации Акмолинской области 962 ед.хранения и были приняты на госхранения в архив 937 ед. хранения , из них управленческой документации постоянного храенения 456 ед, хр, по личному составу 378 ед.хранения. После согласования ЭПМК были оставлены на ведомственном хранение документы постоянного хранения в количестве 25 ед.хранения Коргалжынского районного филиала Акмолинской области общественного объединения «Партия «Нұр Отан» за 2012-2015 годы.
С начало года так же, была проведена научно- техническая обработка документов личного происхождения в количестве 58 ед. хранения, и на фотодокументов в количестве 45 ед.хранения.
В 2019 году проводились семинары о сдачи архивных документов на государственное хранения по сверхустановленным сроком хранения документов по утвержденному графику акимом района, о размещении архивных документов в архивохранилище, по правилам централизованного государственного учета документов Национального архивного фонда.
Во всех организациях проводящих научно- техническую обработку документов, архивистами государственного архива давались разьяснение на каждый пункт порядка приема документов на хранение, порядка составления акта о выделении к уничтожению документов, не подлежащих хранению, порядка проведения экспертизы ценности научно- технической документации, порядок формирования и обработка дел с научно- технической документацией.
Так же проводились уроки о правилах оказания платных видов деятельности по реализации товаров (работ и услуг) в соответствии со статьей 17 Закона Республики Казахстан от 22 декабря 1998 года № 326-1 «О Национальном архивном фонде и архивах».
В декабре 2019 года были приняты документы на обработку на платной основе ГУ «Аппарата акима Коргалжынского сельского округа», крестьяского хозяйства «Укили- Умит», согласно утвержденного графика акимом района о сдачи архивных документов на гос.хранение в 2020 году подготовливаются документы на сдачу на госхранение на платном основании ГУ «Отдела сельского хозяйства Коргалжынского района» за 1999-2016 годы, ГУ «Аппарата районного маслихата» за 2003-2015 годы, ГУ «Аппарата акима Карашалгинского сельского округа» за 1997-2016 годы, ГУ «Отдел архитектуры и градостроительства Коргалжынского района» за 2006-2014 годы.
Всего были проведены 10 выездных семинаров-уроков по организациям района по вопросам делопроизводства и по вопросам оказания госуслуги 3 семинара.
С целью предупреждения ошибок при научно-технической обработке документов, при оформлении дел, по не допущению возвратов описей, директором государственного архива Коргалжыского района Н. Сарбалиным и архивистами
проводились аппаратные учебы, были пересмотрены ранее направленные заключений экспертов и проводимые работы по зключениям экспертов ЭПМК управления архивов и документации Акмолинской области.
Согласно плана о проведении аппартной учебы проводились 6 аппаратных учеб работниками архива , изучали правилу приема, хранения, учета и использования документов национального архивного фонда и других архивных документов ведомственными и частными архивами.
Согласно «перечня типовых документов, образующихся в деятельности государственных и негосударственных организаций, с указанием срока хранения» утвержденного приказом Министра культуры и спорта за № 263 от 29 сентября 2017 года согласованы 14 номенклатур дел государственных учреждений:
Прокуратура Коргалжынского района, ГУ «Коргалжынский районный маслихат», ГУ «Отдел ветеренарий Коргалжынского района», ГККП Коргалжынский районный дом культуры, ГУ «Районная централизованная бибилиотека», Районный отдел образования, РГУ «Управления государственных доходов по Коргалжынскому району», ГУ «Детская юношеская школа», ГУ «Отдел архитектуры, градостроительства и строительства», ГУ «Аппарат акима Кенбидаикского сельского округа», ГУ «Аппарат акима Арыктинского сельского округа», ГУ «Аппарат акима Амангельдинского сельского округа» , ГУ «Аппарат акима Коргалжынского округа», ГУ «Аппарат акима Кызылсайского сельского округа», ГУ «Аппарат акима Коммунарского сельского округа», РГУ «Коргалжынское районное Управление казначейства», РГУ «Управление юстиции Коргалжынского района», КГУ «Агротехнический колледж № 1».
Были согласованы положении об экспертной комиссии 1, положение о ведомственных архивах 1.
С начало года сайт был наполнен проводимыми мероприятиями с участием сотрудников архива, материалами, проводимымыми семинарами-уроками, публикациями всего 23.
3.Создание информационно-поисковых систем,научная информация и использование документов.
В государственном архиве в рамках реализации проекта «Өлке тарихы- ел тарихы», «Тәуелсiздiк жылдарындағы өңiр тарихы» программы «Рухани жаңғыру» была организована фотодокументальная выставка отражающих историю района, исторических событии.
Была проведена экскурсия школьниками на тему: «История нашего района, в архивных полках», так же по плану мероприятий по празднованию 30-летие Коргалжынскому государственному архиву был проведен урок и экскурсия на тему «Архивные документы, как исторические источники» в которой приняли участие учащиеся Коргалжынской школы-гимназий.
Согласно медиа- плана по подготовке и публикации статьи в СМИ в районной газете были опубликованы статьи в рамках продолжения реализации программы «Рухани жаңғыру» по статье главы государства Н.Назарбаева «Семь граней Великой степи», статьи «Ұлы даланың жетi қыры», «Архив-2025». Так же была опубликована статья к 30 летию образования Коргалжынского государственного архива.
В районной газете были опубликованы 2 статьи по стандарту государственной услуги « о выдаче архивных справок», так же по оказанию государственной услуги через портал «электронное правительство», 5 статьи по правилам приема, хранения, учета и использования документов национального архивного фонда.
С начало года по материалам «Хронограф событиий» были выбраны 22 материала из районной газеты «Нұр-Қорғалжын», все были рассмотрены и согласованы экспертно-проверочной и методической комиссией Управления культуры, архивов и документации Акмолинской области.
С начало года поступило и исполнено социально-правовых запросов 450, из них ЦОН- 89 , ПЭП- 337 , по почте- 24, тематических 0.
Директор Н. Сарбалин
