 |
ГУ «Государственный архив Коргалжынского района» |
|
ГУ «Государственный архив Коргалжынского района» |
В соответствии с требованиями Закона РК «О национальном архивном фонде и архивах» и плана мероприятий за 12 месяцев 2017 года работа архива была направлена на выполнение плана , комплектование госархива документами постоянного хранения, внедрение в практику организаций и учреждений новых «Типовых правил документирования» ,перечня типовых документов утвержденного Министром культуры и спорта РК от 29 сентября 2017 года № 263, своевременное исполнение запросов социально-правового характера, приказ № 109 от 16 ноября 2011 «Об утверждении Правил учета обращений физических и юридических лиц», в течение года проводилась работа по улучшению физического состояния и обработки документов,
Учет документов в архиве организации является одним из средств обеспечения их сохранности и контроля за их наличием.
Учет документов в архиве организации строится на основе соблюдения принципов:
1.Централизация, выраженной в примении единых единиц учета .
2.Учетные документы, кроме описей дел, документов, предназначены для служебного пользования.
3.Все учетные документы хранятся в архивохранилище в количестве
24096(двадцать четыре тысяча девяносто шесть единиц хранения) из них управленческая документация постоянного хранения 15967 (пятьнадцать тысяча девятьсот шестьдесят семь) ед. хр, документы по основной деятельности поступающие с вышестоящих организаций, распорядительная деятельность, приказы по основной деятельности .По личному составу 8129 (восемь тысяча сто двадцать девять) ед.хр приказы по личному составу прием, увольнение, отпускные, перемещения, ведомости начисления заработной платы , документы на перечисление обязательных пенсионных и социальных отчислений срок хранения 75 лет.Ведется книга учета поступления и выбытия документов по форме, предназначенная для учета количества и состава документов, поступающих на хранение.
На каждый фонд находящийся в государстенном архиве района имеются архивные описи на управленческую документацию , на документы по личному составу. Количество фондов на первое января 2018 года составляет 146.
Улучшено состояние документов на бумажной основе 294 ед. хр. 400 листов и проведена реставрация затухающих листов по 9-ти фондам № 6,10, 56,23, 68, 72,17,14,16 Кызылсайский сельский Совет, Жусалинский сельский Совет, Народный суд Кургальджинского района, Кургальджинский райагропромстрой, Саумалькольский сельский Совет, Кургальджинский райпотребсоюз, Кургальджинский комбинат коммунальных предприятий.
Закартонировали фонд № 56 Народный суд Кургальджинского района, фонд № 58 Кургальджинский комитет народного контроля. Фонд № 75 райисполком,
фонд № 13 Районная больница, фонд № 140 Районная администрация, фонд № 141 Аппарат акима района, фонд № 142 Аппарат акима Кенбидаикского сельского округа, фонд № 143 Центральная районная библиотека, фонд № 144 Государственный природный заповедник,фонд № 145 Управления юстиции Коргалжынского района, фонд № 146 Районный суд Коргалжынского района. Всего 2000 ед.хранения.
Проверено наличие и состояние документов фондов № 56 Народный суд Кургальджинского района, № 58 Кургальджинский комитет народного контроля, фонд № 19 совхоз Путь Ленина, фонд № 22 Кургальджинское ГКП бытового обслуживания населения, № 28 Совхозрабкооп Дружба, № 76 Зерносовхоз Арыктинский, № 68 Саумалкольский сельский совет, № 73 Баршинский сельский Совет, № 78 Соналинский сельский Совет, № 79 Сары-Узенский сельский Совет. Всего 5290 ед.хранения.
В целях установления фактического наличия находящихся на хранении дел и выявления отсутствующих архивных документов, выявления и устранения недостатков в учете архивных документов была проведена выверка комплекта учетных документов в 4-х архивных фондах №№ 22, 23,28, 76. были проверены порядок нумерации единиц хранения по описи дел, проверка правильности составления итоговых записей.
Была проведена каталогизация документов по фонду № 30 Совхоз Дружба «о переименований совхоза Дружба в «СХПК Достык», по фонду №140 Райадминистрация Коргалжынского района «об оргаизации центарльной районной аптеки № 19», по фонду № 144 Районный дом культуры «о преобразовании учреждении образования и культуры в государственные , коммунальные казенные предприятия», по фонду № 141 Аппарат акима Коргалжынского района «о переименовании названия Сабундинской средней школы», «об открытии Коргалжынской школы гимназии», «о переименовании улицу Советского именем Кенжебека Кумисбекова известного композитора,лауреата Республиканской премии», влито тематических карточек в каталог 6 шт.
2. Формирование НАФ РК. Организационно-методическое руководство ведомственными архивами и организацией документов в делопроизводстве учреждений, организаций и предприятий.
С начало 2017 года проведена научно-техническая обработка ранее принятых на государственное хранение документов Кургальджинской районной администрации, аппарата акима Коргалжынского района за 1993-2000 годы дел постоянного хранения в которую вошли 108 (сто восемь) единиц хранения, и по личному составу 27 (двадцать семь) единиц хранения, так же была проведена научно-техническая обработка документов по утвержденному графику акимом района ГУ «Центральная районная библиотека» за 2007-2011 годы дел постоянного хранения в которую вошли 13 (тринадцать) единиц хранения, и по личному составу 19 (девятнадцать) единиц хранения, РГУ «Кургальджинский государственный природный заповедник» за 1961-1970, 1972-1991, 1993, 1999, 2000-2011годы дел постоянного хранения в которую вошли 7 (семь) единиц хранения, и по личному составу 76 (семьдесят шесть) единиц хранения, ГУ «Коргалжынская центральная районная больница» за 2003-2010 годы дела по личному составу в которую вошди 25 (двадцать пять) единиц хранения, ГУ «Аппарат акима Кенбидаикского сельского округа» дел постоянного хранения в которую вошли 56 (пятьдесят шесть) единиц хранения, и по личному составу 21 (двадцать один) единиц хранения, ГККП «Районный Дом культуры» документы постоянного хранения и по личному составу за 1999-2012 годы в количестве 54 ед.хранения, РММ «Управления юстиции Корглажынского района » документы постоянного хранения за 2005-2011 годы в количестве 23 ед. хранения. Районный суд Коргалжынского района документы постоянного хранения за 1965-2006 годы в количестве 132 (сто тридцать два) ед.хранения.
С начало года всего через ЭПМК управления архивов и документации прошли 860 ед. хранения из них на ведомственном хранения остались 230 ед. хранения районного суда Коргалжынского района (оригиналы вынесенных решений и постановлении уголовных, административных, гражданских дел). 630 ед.хранения приняты на государственное хранение.
Во всех организациях проводящих научно- техническую обработку документов архивистами государственного архива давались разьяснение , проводились семинары на каждый пункт порядка приема документов на хранение, порядка составления акта о выделении к уничтожению документов, не подлежащих хранению, порядка проведения экспертизы ценности научно- технической документации, порядок формирования и обработка дел с научно- технической документацией.
Согласно «перечня типовых документов, образующихся в деятельности государственных и негосударственных организаций, с указанием срока хранения» утвержденного приказом Министра культуры и спорта за № 263 от 29 сентября 2017 года согласованы 25 номенклатур дел государственных учреждений:
Прокуратура, Маслихат, Отдел ветеренарий Коргалжынского района, Районный дом культуры, Районная централизованная бибилиотека, Районный отдел образования, Управления государственных доходов по Коргалжынскому району, Детская юношеская школа, Отдел архитектуры, градостроительства и строительства, Кызылтуская средняя школа, Ушсартская основная школа, Сельскохозяйственный отдел, аппарат акима Кенбидаикского сельского округа, аппарат акима Уркендеуского сельского округа, аппарат акима Кызылсайского сельского округа, аппарат акима Коммунарского сельского округа, Районный отдел статистики, Отдел предпринимательства.
Были согласованы положении об экспертной комиссии 1, положение о ведомственных архивах 1.
По внедрению делопроизводства и хранение документов «Типовых правил документирования» и « о порядке передачи документов НАФ на постоянное хранение в государственный архив», «об изменениях, внесенных в Типовые правила документирования и управления документацией в государственных и негосударственных организациях 2014 года» работниками учреждений и организаций проводились 10 семинаров, собесовдовании и давались консультации.
По исполнению решении коллегии № 1 от 10.03.2017 года 16.06.2017 года в здание Коргалжынского районного архива был проведен урок- семинар по научно-технической обработке документов, по правилам хранения, учета и использования документов национального архивного фонда и других архивных документов ведомственными и частными архивами. Были приглашены руководители организации, предприятии , специалисты, архивариусы, делопроизводители организации.
С целью предупреждения ошибок при оформлении дел, при составлений описей дел, архивистами Коргалжынского государственного архива проводились семинар-уроки работниками сельского округа Коргалжынского района, государственного природного заповедника, Районном доме культуры, Управление юстиции, Районном суде.
На семинарах выступали с темой «порядок формирования и оформления дел», «порядок передачи документов НАФ на постоянное хранение в государственный архив».
Директором государственного архива Коргалжыского района были проведены аппаратные учебы 2 раза на аппарате акима Коргалжынского района на тему «О централизованном учете источников и потенциальных источников комплектования», по новому «перечню типовых документов, образующихся в деятельности государственных и негосударственных организаций, с указанием срока хранения» утвержденного приказом Министра культуры и спорта за № 263 от 29 сентября 2017 года.
Так же по исполнению решении коллегии №2 от 04.08.2017 года для активизации и улучшения работы по вопросам архивной сферы разработан график выезда в сельские округа с утвержденной программой директором государственного архива.
Согласно плана о проведении аппартной учебы проводились 6 аппаратных учеб работниками архива , изучали правилу приема, хранения, учета и использования документов национального архивного фонда и других архивных документов ведомственными и частными архивами.
Так же, по результатам заключений ЭПМК Управления архивов и документации проводились консультационные семинары в районном отделе культуры, районном суде , так же в Управление юстиции.
С начало года сайт был наполнен проводимыми мероприятиями с участием сотрудников архива, материалами, проводимымыми семинарами-уроками, публикациями всего 28.
В рамках реализации проекта «Өлке тарихы- ел тарихы» программы «Рухани жаңғыру» на создание передвижной фотодокументальной выставки была проведа работа по сбору материалов, отражающих историю района, исторических событии, фотографии представляющие интерес района. Были отбраны 28 фотографии и направлены на заседание рабочей комиссии в Управление архивов и документации Акмолинской области.
3.Создание информационно-поисковых систем,научная информация и использование документов.
Была организована урок-экскурсия по архиву на тему «История на архивных полках».
28 сентября 2017 года Коргалжынским районным государственным архивом проведена документальная выставка«Архив халықтың жады мен ұрпаққа хаты».Цель мероприятия- ознакомление студентов агротехнического колледжа и учащихся с историей развития нашего района со дня образования на основе архивных документов, воспитания чувства патриотизма, интереса и любви к истории родного края у подрастающего поколения.
Сотрудниками архива были выставлены архивные материалы по темам «История образования Коргалжынского района», «Первые руководители района», «Развития промышленности и сельского хозяйства в годы образования», «История и развития культуры».
Согласно медиа- плана по подготовке и публикации статьи в СМИ в июне 2017 года в районной газете была опубликована статья по правилам приема, хранения, учета и использования документов национального архивного фонда, в сентебре месяце 2017 года была опубликована статья по вопросам деятельности Коргалжынского районного госархива , о сохранности документов, о работе с ведомственными архивами итд, в ноябре месяце 2017 года была опубликована статья по новому «перечню типовых документов, образующихся в деятельности государственных и негосударственных организаций, с указанием срока хранения» утвержденного приказом Министра культуры и спорта за № 263 от 29 сентября 2017 года.
Так же было опубликовано статья по стандарту государственной услуги « о выдаче архивных справок», так же по оказанию государственной услуги через портал «электронное правительство». Всего документам 3 статьи, по гос.услуге 2 статьи.
С целью предупреждения ошибок при оформлении заявлений, активизации работы через Центры обслуживания населения, проводилась семинар с работниками ЦОН, с целью осуществление информационно разьяснительной работы среди населения по вопросам «Выдача архивных справок» 07. 06.2017 г проводилась акция на тему «Архив консультирует».
Так же, согласно плана мероприятий управления архивов и документации Акмолинской области по противодействию коррупционным правонарушениям проведена акция совместно с работниками Цона и Казпочты.
В сентябре месяце 2017 года в рамках акции «Выезжаем, Встречаемся, Решаем» с выездом в сельские округа были проведены разьяснительные работы с населением по вопросам оказания государственной услуги «Выдача архивных справок».
С начало года поступило и исполнено социально-правовых запросов 463, из них ЦОН- 181 , ПЭП- 223 , по почте- 59, тематических 0.
С начало года освоение бюджетных средств использовался по целевым назначением, освоение составляет 100 %, конкурсные процедуры не проводились, были заключены договора с поставщиками о государственных закупках услуг в количестве 35 и все были завершены своевременно.
Директор Н. Сарбалин